当一份劳动合同即将履行完毕，无论是因为合同到期自然终止，还是因各种原因被解除，法律都为这一过程设定了明确的规则和义务。《劳动合同法》第五十条明确指出用人单位应当在解除或者终止劳动合同的同时，向劳动者出具解除或者终止劳动合同的证明。同时，用人单位还需要在十五天内帮助劳动者办理档案和社会保险关系的转移手续。

离职证明不仅仅是一份简单的文件，而是劳动者未来求职和社会保障的重要依据。从法律责任的角度来看，如果用人单位未及时出具解除或终止劳动合同的证明，劳动行政部门会责令其改正。更重要的是，如果这种违法行为给劳动者造成了损害，用人单位还需承担相应的赔偿责任。这体现了法律对劳动者权益保护的强化，以及对用人单位履行法定义务的严格要求。为了确保这个过程顺利进行，同时保障员工和企业双方的合法权益，用人单位需要注意以下几点：

1.及时开具离职证明

当员工的劳动合同被终止或解除时，用人单位应立即开具离职证明。这一证明不仅是员工重新就业的重要凭证，也关系到员工是否能顺利办理失业登记和领取相应的社会保险待遇。实践中，如果员工在合同结束时已经离职，用人单位应通过书面形式通知员工前来领取离职证明。如果员工未能前来领取，用人单位可以通过邮寄等方式确保员工收到证明，以免除自身的责任。

2.劳动者的离职交接

即便员工在离职时未能完全完成交接工作，这并不影响用人单位开具离职证明的义务。为了保持双方权益的平衡，用人单位应分开处理离职证明与工作交接这两个事项。

3.采用书面形式的离职证明

离职证明应当采取书面形式，这不仅符合法律规定，也便于双方记录和查询。书面证明可以有效避免口头传达可能产生的争议，为双方提供明确的法律依据。

4.离职证明中应该包含哪些信息？

离职证明应详细列明员工的劳动合同期限、终止或解除合同的具体日期、担任的工作岗位以及在公司的工作年限等关键信息。这些信息不仅对员工未来求职有重要帮助，也是确定员工工作经验和相关权益的重要依据。按照法律规定，离职原因并非必须包含在证明中，因此，为了避免给员工未来就业带来不必要的障碍，一般不建议在证明中注明解除合同的具体原因。

5.不写离职原因

员工严重违法违纪、被公司开除，和领导撕逼、跟同事劈腿……这类只要对员工不利的信息，离职证明都不能写。

从保护劳动者权益角度出发，用人单位出具的离职证明不应当记载对劳动者不利的事项。如果解除、终止劳动合同的证明中记载有劳动者的负面信息，那么就会违反求职平等原则，致使劳动者减少或者丧失就业机会。也就是说，对于离职原因，或者对员工的能力、品行等评价性内容，则不是离职证明的必备条款。假如用人单位写了这些法定外的内容，对劳动者造成了损害，还要承担赔偿责任。

作者：北京劳动毕笑儒律师